La formació i sensibilització en Compliance
A l’últim #ComplianceKeys realitzem un breu comentari sobre un dels elements més importants que configuren un Sistema de Compliance: el Codi Ètic o Codi de Conducta (ComplianceKeys20).
En aquest #ComplianceKeys21, seguim la mateixa línia que l’anterior, i tractarem una altra qüestió igualment essencial respecte de la configuració d’un correcte Sistema de Compliance: la formació i sensibilització en matèria de Compliance.
En primer lloc, és destacable esmentar que la formació i sensibilització de la plantilla en matèria de Compliance ja ha estat objecte de controvèrsia al panorama legal, de manera que la Fiscalia, a la Circular 1/2016 de 22 de gener, sobre la responsabilitat penal de les persones jurídiques conforme a la reforma del Codi Penal efectuada per Llei Orgànica 1/2015, ja va recalcar la seva rellevància, afirmant que “els models d’organització i gestió no només tenen per objecte evitar la sanció penal de l’empresa sinó promoure’n una veritable cultura ètica empresarial”. També, el Tribunal Suprem, a la Sentència de 29 de febrer de 2016, indica que s’haurà de desenvolupar un model de formació en riscos penals que transmeti als empleats i directius el model o programa de prevenció de riscos penals implementat a l’empresa. Per tal de promoure aquesta cultura ètica empresarial, caldrà dur a terme accions de formació i sensibilització.
Així mateix, els estàndards normatius en matèria de Compliance, com ho són la UNE 19601 i ISO 37001, ens parlen, entre moltes altres qüestions, de la importància de dissenyar una formació adequada i eficaç perquè els empleats i empleades comuniquin els riscos de Compliance, posant el focus en la necessitat de formar la plantilla sobre el risc penal i la manera d’evitar-ho. Així, doncs, s’entén la formació com un element essencial de qualsevol sistema de gestió d’organitzacions, configurant-se com el canal a través del qual el personal de l’organització pren consciència sobre la cultura de compliment normatiu.
Amb la formació corresponent a Compliance es pot posar fi a l’existència de situacions irregulars que s’han anat “normalitzant” a l’organització i amb el pas dels anys han esdevingut pràctiques habituals comunament acceptades pels empleats, clients i proveïdors, com passa amb determinats comportaments constitutius de corrupció. Amb freqüència, aquests no són percebuts com una cosa negativa.
Per què és important la formació i la sensibilització en l’organització?
Dissenyar i implementar un sistema de Compliance és important, sobretot per mitigar els riscos, però no serà eficient si els directius i empleats no el coneixen i no ho entenen com a útil i avantatjós per a l’organització. És fonamental que la plantilla conegui els principis i valors bàsics en què se sustenta la seva organització, i, sobretot, les pautes bàsiques de comportament i de diligència que siguin aplicables a la feina quotidiana del dia a dia.
A més, els empleats tenen el dret a ser informats de totes aquelles obligacions que els siguin imposades a la seva activitat professional en virtut del deure de l’empresari de vetllar pel compliment de la legalitat i d’aclarir les possibles infraccions comeses.
Cal, per tant, que es facin accions mitjançant formació, conscienciació i sensibilització amb l’objectiu d’aconseguir el canvi efectiu a les operatives i a la consciència de la plantilla.
Com ha de ser una formació adequada i eficaç?
L’objectiu d’un programa o pla de formació ha de ser assegurar que tota la plantilla és competent per complir el seu rol professional i el compromís que tenen amb el Compliance.
Així, una bona formació és aquella que aconsegueix sensibilitzar i transmetre cultura de compliment, i per això s’ha de configurar de la manera següent:
- Elaborar-se a mida de les obligacions i els riscos de Compliance de la plantilla, en relació amb els seus rols i responsabilitats, i centrar-se, quan calgui, en les mancances de coneixement.
- Pràctica i comprensible per als diferents grups d’interès i sensibilitat dels destinataris.
- Estar alineada amb les polítiques internes i la realitat de l’organització.
- Ser rellevant per a la feina diària que s’exerceix.
- Estar actualitzada a les normes internes i externes que siguin aplicables.
- Atractiva i amena.
Com aconseguir una formació i sensibilització efectiva?
Ètica i Compliance són temes complexos, i la veritat és que no hi ha cap mètode que garanteixi èxits per als esforços de l’àrea de Compliance. Ara bé, sens dubte cal una combinació entre formació, incentius, cultura i monitoratge, de manera que l’èxit residirà a determinar el mix adequat per a cada organització.
Per tant, el millor mètode versarà en un desenvolupament correcte d’estratègia de formació i sensibilització sobre els valors i les polítiques internes de l’organització. En qualsevol cas, l’estratègia de formació i sensibilització s’ha de dissenyar sempre a mida de l’organització i les necessitats concretes en un moment donat.
Quina és la finalitat de la sensibilització i formació de la plantilla?
Un correcte Sistema de Compliance ha de tenir com a objectiu no només prevenir i detectar de manera eficaç les males praxis o conductes en l’organització, sinó que també ha de contribuir a crear una veritable cultura ètica, compromesa amb el compliment de les normes internes i externes a les que estigui subjecta. És vital que tota la plantilla interioritzi els valors i els principis de l’organització, comptant així amb eines per prendre bones decisions. Tot això es pot aconseguir amb un adequat pla de formació a Compliance, elaborat a la mida de cada organització.
En definitiva, el Sistema de Compliance no té cap sentit, ni efecte, si la plantilla (des de consellers i directius a empleats) no el coneixen, ja que és clar que “el que no es coneix, no es comunica”.
Departament de Compliance de Molins Defensa Penal.